Apps para trabajar como en la oficina

Hay multitud de aplicaciones que nos permiten trabajar en remoto mas o menos con todos los recursos que dispondríamos en una oficina. Vamos a ver algunas de ellas.

Lógicamente, no podemos lograr la misma comodidad: nos falta el teclado, la banda ancha, las pantallas grandes, lectores de DVD, pero podemos disponer de los recursos necesarios para resolver cualquier eventualidad en cualquier momento, ganando con la rapidez y flexibilidad muchos recursos que bien empleados nos ayudará a aumentar la productividad y hacer las labores mucho mas ágilmente.

Lo primero que necesitamos es de un espacio en la red (a ser posible gratuito) donde podamos almacenar nuestros documentos y que estén accesibles desde cualquier ubicación. Para ello existen diferentes aplicaciones: Dropbox, Box, y Drive. Cada uno tiene sus ventajas y sus inconvenientes pero al no ser excluyentes podemos utilizarlos en las situaciones que mejor se nos ajusten:

    Dropbox: Dispone de aplicación para windows, por lo que mantener sincronizados los documentos es muy sencillo y automático. Por contra el espacio gratuito esta limitado por lo que necesitamos o invitar a otros usuarios o pasarnos a la versión de pago.
    Box: Dispone de 50 GB en los que podemos almacenar nuestra información, pero no disponen de la aplicación para windows por lo que siempre tendremos que acceder al servicio vía web
    Drive: La apuesta de google, muy similar al Box con la integración con Google Documents. Para aquellos que se manejen bien con el editor de texto, la hoja de cálculo y el visor de presentaciones de Google es la mejor opción. No es mi caso: Me mantengo fiel al Excel

Una vez almacenados los documentos en la nube con las apps anteriores, necesitamos poder visualizarlos y o editarlos para lo que recomiendo la app Documents to Go (gratis solo para visualizar, la versión Pro cuesta 11.59€). Si nos apañamos bien con Google Docs no necesitamos invertir ya que podemos trabajar con ellos por defecto sin tener que instalar ninguna app.

Ya podemos ver y editar los documentos que tenemos en la oficina, para mandar un presupuesto rápido, o una confirmación de un pedido, etc… pero es posible que algo se nos escape y necesitemos realmente conectarnos al PC de la oficina para trabajar desde allí. Estos inconvenientes los podemos resolver (y siempre que informática nos de permiso) con el TeamViewer. Nos conectaremos directamente al PC y podremos trabajar con el PC desde nuestro móvil. También nos sirve para imprimir cualquier documento usando la impresora de la oficina.

Otro problema con el que nos podemos encontrar fuera de la oficina es la necesidad de escanear algún documento y enviarlo por correo. Podemos hacer directamente una foto y enviarlo pero no queda muy profesional y puede ser editada, por lo que recomendamos Mobile Doc Scanner que nos permitirá escanear (fotografiar) un documento y convertirlo a Pdf reduciendo el tamaño del documento, impidiendo su edición y facilitando su impresión en cualquier ordenador.

Con estas pocas apps debemos de ser capaz de poder responder a cualquier urgencia desde cualquier lugar (incluso desde la playa si hay cobertura) con las mínimas incomodidades y dar una respuesta rápida y eficaz a cualquier oportunidad de negocio que surja (que tal y como están los tiempos no hay que dejarlas escapar).

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